اشتباهات رایج در مذاکره

همه ­ی مدیران موفق نیاز به مذاکره دارند، چه برای توافق رسیدن بر سر مفاد یک قرارداد، کسب توافق افراد در یک جلسه یا موافقت بر سر ضرب­الاجل­ها با اعضای تیم.

اگر نتوانید به طور موثر مذاکر کنید، با کشمکش­هایی در مسیر شغلی خود مواجه خواهید شد. مثلا، ممکن است کسب و کار خود یا احترام اعضای گروه را از دست بدهید. یا، ممکن است در مذاکراتی که مذاکره­کنندگان بهتر می­توانند موفق شوند، شکست بخورید. در این مقاله، نگاهی به اشتباهات رایج مذاکره می­‌اندازیم و در مورد نحوه­ ی جلوگیری از آنها بحث خواهیم کرد.

اشتباه ۱: عدم آمادگی

حتی اگر به طور واضح بدانید از یک مذاکره چه می­خواهید، با زهم لازم است که توافقاتتان را از قبل به دقت آماده کنید و چند بار مرور کنید. وقتی که آمادگی داشته باشید، احساس اعتماد به نفس بیشتری می­کنید، که در هر مذاکره­ای مهم است. اگر بتوانید دانش خود در مورد یه موضوع را در یک درخواست بیان کنید، شخص مقابل شما را جدی خواهد گرفت. و اگر کاملا آمادگی داشته باشید احتمال اینکه چیزی را از قلم بیاندازید کم می­شود. خیلی مهم است که هر چی که مد نظر دارید در مذاکره بیان کنید چون بعد از اتمام مذاکره، پذیرش درخواست­های جدید توسط طرف مقابل بسیار سخت خواهد بود.

اگر مذاکره گروهی است، قبل از مذاکره مشخص کنید که هر یک از اعضای تیمتان چه چیزی را می­خواهد بگوید. تن صدای خود را تمرین کنید و استدلالات خود را به وضوح مشخص کنید، می­توانید از بازی نقش (تصور خود در موقعیتی که قرار است در آینده قرار بگیرید) استفاده کنید. در مورد اینکه طرف دیگر احتمالا چه چیزی خواهد گفت و چیزهایی که حاضر به سازش در مورد آنها هستید، بحث کنید. نت برداری کنید و آنها را به جلسه بیاورید.

اشتباه۲: عدم رابطه سازی

ممکن است موقعیت­هایی وجود داشته باشد که شما سرد وارد یک مذاکره بشوید و خواسته­های طرف مقابل را ندانید. بااین حال سعی کنید با طرف مقابل یک ارتباط برقرار کنید. فقط مکالماتی کوتاه می­تواند اعتماد سازی کند و شما دیدگاههایی درمورد اهداف، خواسته­ها یا حتی ترس­های شخص مقابل در فرآیند مذاکره بدست آورید. ممکن است صحبت­هایی قاطعانه و محکم در پیش داشته باشید، اما اگر یک ارتباط خوب در ابتدا ایجاد کنید، احتمال اینکه به توافقی رضایت­بخش برسید بیشتر می­شود.

اشتباه۳: ترس از رنجاندن

تلاش برای تامین بهترین معامله برای خود، تیم یا سازمانتان می­توانند شما را بترساند. ممکن است بترسید که مبادا حرف اشتباهی بزنید، خیلی زود نتیجه­گیری یا عقب نشینی کنید، یا چانه زنی کنید. شاید رد کردن پیشنهادات دیگران برایتان استرس­زا یا خجالت­آور باشد، خصوصا اگر سبک رهبری شما مبنی بر رضایت باشد تا دستوری.

می­توانید با یادآوری تفاوت بین بحث و مذاکره، این احساسات را برطرف کنید. برخلاف یک بحث، که در آن هر یک از طرفین موضعی موافق یا مخالف یا یک موضوع دارند، هدف مذاکره برای هر دو طرف رسیدن به یک توافق است. از آنجا که هر دو طرف چیزهای متفاوتی می­خواهند، فقط در صورتی می­توانید به این نقطه برسید که از طریق گفتگو مشخص کنید برای چه چیزهایی آمادگی دارید یا ندارید – این فقط بخشی از فرآیند است.

اشتباه۴: گوش ندادن

برای اینکه مذاکره­ کننده­ای موفق شوید لازم است به طرف مقابل گوش کنید. اگر وسط صحبتهایش، حرف بزنید، یا حرفهایش را نشنیده بگیرید، یافتن حوزه­هایی برای توافق سخت خواهد شد. همچنین ممکن است طرف را عصبانی کنید. وقتی مهارتهای شنیداری خوبی داشته باشید، می­توانید بفهمید طرف مقابل چه چیزی می­خواهد، تعیین کنید که آیا علائق مشترکی دارید و در صورت دوربودن مواضعتان از هم تدبیری بیاندیشید. از تکنیک­های فعال و همدلانه­ی شنیدن برای فهم علائق و انگیزه­های طرف مقابل استفاده کنید.

اشتباه ۵: عدم اطلاع از BATNA خود (بهترین جایگزین برای گزینه توافق شده)

اصطلاح BATNA (بهترین جایگزین برای گزینه توافق شده) اولین بار در کتابی تحت عنوان ” رسیدن به بله، توافق در مذاکره بدون تسلیم شدن” نوشته­ی دو محقق به نام­های راجر فیشر و ویلیام اوری در سال ۱۹۸۷ مطرح شد. ضرورتا، حتی اگر هدف شما در مذاکره رسیدن به چیزی است که می­خواهید، شما باید در مورد اینکه بهترین جایگزین خواسته­ی شما چیست تصمیم بگیرید. یعنی بدانید چه زمانی بهترین زمان جلوگیری از زیان و ترک کردن است.

درمورد BATNA (بهترین جایگزین برای گزینه توافق شده) خود قبل از شروع مذاکره تصمیم بگیرید، و اطمینان حاصل کنید که می­دانید یک برآمد خوب چیست، حتی اگر چیزی که می­خواهید را دقیقا بدست نیاورید. داشتن یک BATNA (بهترین جایگزین برای گزینه توافق شده) واضح و مشخص به این معناست که شما می­توانید در طی مذاکره فشار بیشتری وارد کنید، و به طور بالقوه چیزی بهتر از آنچه انتظار داشتید بدست بیاورید، چون شما گزینه­هایتان را باز نگه داشته بودید.

اشتباه ۶: اهمیت دادن بیش از حد

لازم است که به نتیجه­ی مذاکرات اهمیت بدهید، اما نه به اندازه­ای زیاد که چون احساس می­کنید نمی­توانید مذاکره را خاتمه دهید، تصمیمی بد بگیرید. به عبارت دیگر، احساساتتان را کنترل کنید، با فرآیند همانند یک بازی رفتار کنید و تصمیم بگیرید از مذاکره دست بکشید. همچنین اگر بتوانید به مذاکره پشت کنید، شما در موقعیت چانه­زنی قدرتمندانه­تری قرار خواهید گرفت که طرف مقابل باید تصمیم به تلاش مجدد بگیرد. به این خاطر که او باید پیشنهاد بهتری بدهد.

نکته: بخشی از این موضوع به این بستگی دارد که شما اطمینان داشته باشید که گزینه­های جایگزین زیادی دارید که می­توانید انتخاب کنید. اگر فقط یک گزینه داشته باشید، شما در موقعیت ضعیف هستید.

اشتباه ۷: فرض اینکه بعضی موضوعات قابل مذارکه نیستند.

سناریوی ذیل را تصور کنید: یک بازیکن ستاره­ی بسکتبال قرارداری چند میلیون دلاری با تیمی دست اول به مدت ۴ سال امضا کرده­است. این یک توافق محکم است که او و درآمدش و پتانسیلش برای جذب اسپانسر در طول مدت قرارداد به باشگاه متعلق است، همچنین در صورت عدم رعایت مواد توافق و یا لغو آن جریمه­های سنگینی در آن لحاظ شده است. اما در فصل اولی که در تیم بود نتایج خوبی نگرفت و تیم حرف هم تمایل به خریدش داشت. ناگهان، قراداد سفت و محکمی که با باشگاه بسته بود، قابل مذاکره شد، و موادی که برای جریمه­ی لغو در نظر گرفته شده بود مورد بحث قرار گرفت. معامله­ای نیست که به راحتی انجام شود اما فصل بعد، او در یک باشگاه جدید خواهد بود و طرفین از این موضوع راضی و خوشحالند. این مثال نشان می­دهد که هیچ گزینه­ای را نباید خارج از میز مذاکره دید، و این مستلزم اینست که تمام شرایط را مد نظر قرار دهید. اگر فکر کنید همه چیز قابل مذاکره است، شما گزینه­های خیلی بیشتری خواهید داشت.

اشتباه۸: تمرکز بر قیمت

مذاکرات کسب و کاری غالبا در مورد پول هستند. اما اگر با تمرکز بر قیمت وارد یک مذاکره شوید – به علت کاهش یا حفظ آن -خود و طرف مقابل در خطر قرار گرفتن در وضعیتی دشوار خواهید بود. البته، قیمت مهم است، اما این غالبا یک جنبه از معامله است. سایر چیزهایی که می­توانید در مورد آنها مذاکره کنید را هم در نظر بگیرید. برای مثال، می­توانید در مورد یک بند انحصاری توافق کنید، خدمات بیشتر اضافه کنید، یا مفاد قرارداد را بهبود بخشید.

اشتباه۹: تلاش برای برنده شدن

اگر انتظار برد یک جانبه دارید ممکن است رسیدن به یک توافق مشکلتر شود، حتی اگر از موضع قدرت وارد مذاکره شوید. کاراترین نوع مذاکره مذاکره­ای است که طرفین میز را با این احساس که چیزی را بدست آورده­اند ترک کنند. ممکن است همه چیزی که می­خواستند را بدست نیاورده باشند، اما به اندازه­ی آن معامله دستاورد برایشان داشته که ارزشمند باشد. این مهم است که حریص نباشید. اگر طرف دیگر اهل مصالحه باشد و معامله برای طرفین قابل پذیرش باشد، ممکن است با زورگویی و رفتار طماعانه آن مذاکره یا مذاکرات آینده را به خطر بیاندازید. به عبارت دیگر، بدانید چه زمانی مذاکره را متوقف کنید.

در مورد مذاکرات برد-برد و رسیدن به توافق منصفانه مطالعه کنید.

اشتباه۱۰: اولتیماتوم دادن (اتمام حجت)

“این بهترین و آخرین پیشنهاد ماست” اگر از این جملات در مذاکره­ی اولیه استفاده کنید، جایی برای ادامه­ی بحث وجود نخواهد داشت. احتمال رسیدن به توافق وقتی از اولتیماتوم (اتمام حجت) مثل این استفاده کنید، کم خواهد شد، چون طرف مقابل در وضعیت دشواری قرار خواهید داد. همچنین این روش می­تواند سلطه جویانه و مستبدانه بنظر برسد، اگرچه گاهی لازم است این کار را انجام دهید، مواقعی که طرف مقابل به تضعیف و کوچک شمردن موقعیت شما ادامه دهد. البته بدانید که اولتیماتوم و تعیین ضرب­الاجل متفاوت هستند. مذاکره­کنندگان باتجربه غالبا از ضرب­الاجلهای مصنوعی برای ترغیب طرف مقابل به تصمیم­گیری یا رفع یک وقفه استفاده می­کنند. جنبه­ی منفی این کار اینست که شما را تحت فشار زمانی قرار می­دهد. جنبه­ی مثبت اینست که طرفین به توافق در یک چارچوب زمانی مشخص تمرکز می­کنند، که می­تواند فرآیند رسیدن به توافق را سرعت ببخشد.

گردآوری توسط: تحقیقستان